Firma digitale CAdES o PAdES: quale serve per l'asta telematica

Per l'offerta telematica serve la firma CAdES, il file .p7m. Come riconoscerla, come verificare la tua firma e l'errore della dichiarazione firmata a mano.

La firma digitale è il punto in cui molte offerte telematiche si perdono, e quasi mai per colpa della persona: è che nessuno spiega la differenza tra due formati che hanno nomi simili e producono file diversi. Se hai già una firma digitale, o stai per attivarla, questo articolo ti serve a capire in cinque minuti se è quella giusta per l'asta e come usarla senza brutte sorprese.

Due formati, un solo risultato valido

Esistono due modi comuni di firmare digitalmente un documento. Il primo si chiama CAdES: prende il tuo file, lo chiude dentro una busta firmata e produce un nuovo file con estensione .p7m. Il secondo si chiama PAdES: la firma viene inserita dentro il PDF stesso, e il risultato resta un file .pdf che si apre normalmente con qualsiasi lettore.

Per l'offerta telematica l'offerta va firmata con firma digitale in formato CAdES, quella che produce il file .p7m. Una firma che produce un PDF firmato in genere non è quella richiesta. Diciamo "in genere" perché le istruzioni del modulo e l'avviso di vendita fanno fede e vanno sempre controllati, ma la regola pratica è chiara: se alla fine della firma hai un file che finisce con .p7m, sei sulla strada giusta; se hai ancora un .pdf, quasi certamente no.

Come riconoscere il file p7m

Il modo più semplice è guardare il nome del file dopo la firma. Se il documento si chiamava offerta.pdf, dopo una firma CAdES si chiamerà offerta.pdf.p7m. L'estensione si aggiunge in coda, non sostituisce quella precedente. Se invece il file si chiama ancora offerta.pdf, oppure offerta_firmato.pdf, la firma è stata fatta in PAdES.

Un secondo indizio: il file .p7m non si apre con il lettore PDF. Se fai doppio clic e il computer ti chiede con quale programma aprirlo, oppure lo apre il software di firma mostrandoti i dati del firmatario, è un p7m. Non spaventarti: è normale che non si legga come un documento comune. Il tribunale e il gestore della vendita hanno gli strumenti per aprirlo.

Attenzione a un dettaglio: su alcuni computer Windows le estensioni dei file sono nascoste. Vedi "offerta" e basta, senza sapere se è un .pdf o un .p7m. Se ti trovi in questa situazione, apri la cartella, vai nel menu Visualizza e attiva la voce che mostra le estensioni dei nomi file. Senza questo controllo si lavora alla cieca.

Come capire se la tua firma va bene

Qui c'è il passaggio dove la gente si blocca. Molti hanno una firma digitale attivata anni fa per la fatturazione, per il commercialista o per un bando, e non ricordano nemmeno che tipo sia. Quando aprono il programma di firma, si trovano davanti una finestra con una tendina che propone "Busta crittografica P7M (CAdES)" e "PDF (PAdES)", oppure formule simili, e non sanno quale scegliere. Alcuni programmi hanno il PDF preselezionato come scelta predefinita. Chi va avanti senza guardare produce un PDF firmato, lo allega convinto di aver fatto tutto bene, e scopre l'errore quando il gestore comunica che l'offerta non è ammessa.

La verifica da fare è questa, prima del giorno del deposito:

1. Prendi un PDF qualsiasi di prova, non l'offerta vera.
2. Apri il programma di firma con il dispositivo collegato o la firma remota attiva.
3. Cerca la scelta del formato: deve esserci l'opzione CAdES o p7m. Selezionala.
4. Firma il file di prova e guarda il risultato: deve avere l'estensione .p7m.

Se il tuo programma non offre il formato CAdES, non è adatto e serve un software diverso, di solito fornito gratuitamente dallo stesso ente che ti ha rilasciato la firma. Se il certificato risulta scaduto, il programma te lo segnala e la firma non è valida: in questo caso serve il rinnovo, e i tempi non sono sempre immediati, quindi fai la prova con giorni di anticipo, non la sera prima.

La dichiarazione integrativa firmata a mano

Tra gli errori visti dal vivo, questo è uno dei più frequenti e dei più amari, perché chi lo commette è convinto di aver fatto un lavoro accurato. Alcune procedure prevedono una dichiarazione integrativa da compilare oltre al modulo dell'offerta. La persona la scarica, la stampa, la compila con cura, la firma a penna, la scansiona con il telefono e la allega alla PEC. Il risultato è un'immagine di una firma autografa, che nella procedura telematica non ha valore: la firma richiesta è quella digitale, anche per la dichiarazione integrativa.

Il modo corretto è compilare la dichiarazione direttamente sul computer, salvarla in PDF, firmarla digitalmente in CAdES ottenendo il .p7m, e allegare quel file. Se la dichiarazione ti viene fornita come modulo cartaceo e non riesci a compilarla al computer, puoi compilarla a mano, scansionarla, e poi applicare la firma digitale al file scansionato: quello che conta è che sul file ci sia la tua firma digitale, non la firma a penna.

Dopo la firma: non toccare più il file

Una volta ottenuto il .p7m, il modulo prevede la cifratura, che produce il file da allegare alla PEC. Il file non va rinominato né modificato dopo la firma. Se lo rinomini, per esempio togliendo gli spazi o aggiungendo il tuo cognome per riconoscerlo, l'impronta del file non corrisponde più a quella registrata dal portale e l'offerta diventa inammissibile. Lascia il nome esattamente come lo hai ottenuto.

Quando conviene farsi aiutare

Se tutto questo ti sembra gestibile, con la prova fatta in anticipo ce la fai da solo. Se invece non hai ancora una firma digitale, il tuo computer non collabora, oppure hai una scadenza vicina e non vuoi giocarti l'offerta su un menu a tendina, Guida Asta Semplice affianca le persone proprio in questa fase con l'Affiancamento oppure, se preferisci, con la Delega completa tramite avvocato. In quest'ultimo caso la partecipazione avviene con procura speciale notarile e l'avvocato può presentare l'offerta per persona da nominare, secondo gli articoli 579 e 583 del codice di procedura civile, così il tuo nome non compare fino al trasferimento dell'immobile. Nessuna di queste strade fa vincere l'asta: quello che garantisce è che la tua offerta arrivi in gara valida, con la firma giusta e nel formato giusto.